Écrire à vos clients depuis la messagerie

La messagerie garde chaque échange avec un client dans un fil, à côté de sa fiche, pour que toute l’équipe sache ce qui lui a été écrit.

Écrire à un client

Un message part de la fiche du client, avec le bouton Écrire, ou de la fiche d’une réservation, avec Écrire au client. Les deux ouvrent la même fenêtre, Écrire à suivi du nom du client, qui rappelle l’adresse de destination : le message est envoyé avec votre logo, votre signature et votre pied de page.

1. Saisissez l’Objet, puis le Message.
2. Cliquez sur Envoyer.
3. La fenêtre confirme Message déposé : il part dans quelques secondes à l’adresse du client. Suivre dans la messagerie ouvre le fil de la conversation.

Retrouver une conversation

Le menu Messagerie liste les Conversations, avec le nombre de messages non lus en tête de liste. Les filtres En cours et Toutes séparent les échanges à traiter de l’historique complet, et le champ Rechercher un client ou un sujet retrouve un fil en quelques lettres. Cliquez sur une conversation pour lire les messages ; le panneau de détails rappelle le client et son séjour.

Pour répondre, écrivez dans le champ Répondre en bas du fil. Insérer un modèle de réponse reprend un texte préparé, que vous complétez avant l’envoi.

Savoir si le message est parti

Chaque message affiche son état. En attente signifie qu’il est prêt à partir, Envoyé qu’il a été remis à votre serveur d’envoi, Échec qu’il n’a pas pu partir. Après un échec temporaire, Etelya réessaie automatiquement au bout de 1 minute, puis de 5 minutes, puis de 30 minutes.

Ce qu’il faut savoir

Les e-mails partent par le serveur d’envoi de votre établissement : tant qu’il n’est pas configuré, aucun message ne quitte Etelya. Le nom d’expéditeur, l’adresse de réponse, la signature, le pied de page, le logo et la couleur viennent de vos réglages d’e-mails, décrits dans l’article sur la personnalisation des e-mails. Seuls les membres dont le rôle donne accès aux clients peuvent écrire.

Si ça ne marche pas

Les messages d’erreur s’affichent dans la fenêtre d’envoi ou sur le message concerné.

• Le message est vide. Saisissez un texte avant d’envoyer.
• Un message reste en Échec après les nouvelles tentatives : vérifiez votre serveur d’envoi avec un e-mail de test, puis l’adresse du client sur sa fiche.