Trois vues du planning pour trois moments de la journée
Un planning hôtel ne sert pas de la même façon à huit heures, quand la réception prépare les arrivées, et en fin de mois, quand la direction regarde le remplissage des semaines suivantes. Etelya propose donc trois vues, que l’on choisit d’un clic en haut de l’écran : « Semaine », « Mois » et « Chambres ». La vue choisie est mémorisée par le navigateur, si bien que chaque poste retrouve sa vue habituelle à l’ouverture.
La vue « Semaine » présente chaque séjour comme une barre continue qui porte le nom du client, le numéro de chambre et le nombre de nuits. La vue « Mois » affiche jusqu’à trois séjours par jour et regroupe les autres sous une mention « +2 autres » qui ouvre directement la semaine concernée. La vue « Chambres » reprend le principe du tableau de réception classique, avec une ligne par chambre et une colonne par jour, ce qui permet de repérer instantanément une chambre libre entre deux séjours.
Le bouton « Aujourd’hui » ramène à la date du jour et les flèches font défiler les semaines ou les mois. Lorsque l’établissement compte plusieurs chambres, un filtre « Toutes les chambres » permet d’isoler une seule d’entre elles pour retracer son occupation.
Des statuts lisibles sans ouvrir chaque réservation
Chaque séjour prend la couleur de son statut, toujours doublée d’une légende écrite : « Confirmée », « Arrivée / En séjour », « Départ », « Option » et « No-show / Annulée ». Les chambres hors service ou bloquées apparaissent hachurées. La réception voit ainsi d’un regard qui est déjà installé, qui doit partir et quelles dates restent incertaines.
Un clic sur une barre ouvre la fiche de la réservation, où l’on enregistre l’arrivée, encaisse un acompte ou ajoute une demande particulière. Le bouton « + Réservation », présent en haut du planning, mène au formulaire de création sans quitter le fil de la journée. Le détail de ce parcours, de la saisie au départ, est présenté sur la page consacrée au logiciel de réservation hôtel.
Le planning dit qui occupe quelle chambre, mais il ne mesure pas à lui seul la performance de vos ventes. Pour cela, le tableau de bord affiche l’occupation prévue des sept prochains jours et les rapports calculent le revenu par chambre disponible, un indicateur que notre guide du RevPAR explique pas à pas.
Des disponibilités fiables et aucune chambre vendue deux fois
La lisibilité ne vaut que si les données sont justes. Avant d’enregistrer une réservation, Etelya compte les chambres actives du type demandé, retire celles qui sont hors service ou bloquées, puis vérifie qu’il en reste une de libre sur toutes les nuits du séjour. Si ce n’est pas le cas, la réservation est refusée. Le même contrôle s’applique quand on modifie les dates ou le type de chambre d’un séjour existant, ce qui ferme la porte au surbooking accidentel un samedi de forte affluence.
La chambre précise n’a pas besoin d’être choisie au moment de la réservation. Lorsque la réception clique sur « Enregistrer l’arrivée », Etelya attribue automatiquement une chambre libre du bon type, puis la passe en « Occupée ». La vue « Chambres » du planning se remplit ainsi au rythme réel des arrivées.
Une chambre en travaux se retire de la vente avec « Bloquer la chambre ». Le motif se choisit parmi « Maintenance », « Travaux », « Événement », « Allotement » ou « Autre », avec des dates et une note qui s’affichent directement sur la barre du planning. Le suivi des interventions elles-mêmes se fait dans l’écran ménage et maintenance.
Vos logements Airbnb dans le même planning
Les loueurs et les conciergeries qui gèrent des appartements à côté de chambres d’hôtel n’ont pas à tenir deux agendas. Etelya importe les séjours d’une annonce Airbnb à partir de son lien de calendrier iCal et les place dans le planning avec l’origine Airbnb, à côté des réservations directes.
Le calendrier iCal a des limites qu’il vaut mieux connaître avant de s’y fier : il ne transmet ni le montant payé par le voyageur ni le nombre de personnes. Etelya estime donc le prix du séjour d’après vos propres tarifs et l’indique clairement sur la fiche, où il reste modifiable. Il n’existe pas aujourd’hui de connexion directe avec Booking.com ou Expedia. Le fonctionnement complet pour les logements est décrit sur la page dédiée à la gestion de location courte durée.
Tester le planning sur vos propres chambres
Un planning se juge sur une vraie semaine d’exploitation, avec vos chambres, vos tarifs et les habitudes de votre équipe. L’essai d’Etelya dure 30 jours sans carte bancaire et ouvre toutes les fonctions, du planning aux rapports en passant par la facturation.
Le prix public est calculé sur votre nombre de chambres : dès 20 € HT par mois jusqu’à 5 chambres, puis 4 € HT par chambre de la 6e à la 30e et 3 € HT par chambre au-delà. Le détail du calcul figure sur la page des tarifs d’Etelya, et vous pouvez créer vos chambres puis afficher votre premier planning le jour même de l’inscription.