Le compte du client se remplit pendant le séjour
Une facturation hôtel fiable commence bien avant le départ du client. Sur la fiche de chaque réservation, la carte « Compte du client » reprend l’hébergement et toutes les consommations du séjour. Le bouton « Ajouter un extra » y porte un dîner, une bouteille, une nuit de parking ou un service de blanchisserie, soit en le choisissant dans votre catalogue, soit en saisissant un libellé, une quantité et un prix.
Chaque extra reçoit son taux de TVA : celui que vous choisissez, à défaut celui de la prestation dans le catalogue, à défaut le taux de l’établissement pour ce type de dépense. Un aperçu affiche le montant HT, la TVA et le total avant validation. Une ligne ajoutée par erreur se retire avec « Retirer » tant qu’elle n’a pas été facturée, et l’opération est tracée.
La carte « Règlement » de la même fiche affiche en permanence le « Total du séjour », ce qui a été « Encaissé » et le « Reste à payer », avec une barre de progression. La réception sait ainsi, avant même l’arrivée, ce qu’il restera à régler au départ. Le parcours complet du séjour est décrit sur la page du logiciel de réservation hôtel.
Une facture numérotée en un clic, corrigée par avoir
Quand le séjour est prêt à être facturé, le bouton « Émettre la facture » affiche le montant, puis demande une confirmation avec « Confirmer la facture ». La facture reçoit alors un numéro et ne peut plus être modifiée, toute correction passant ensuite par un avoir. Elle s’imprime ou s’enregistre en PDF avec « Imprimer / PDF ».
Les extras consommés après l’émission ne sont pas perdus. Etelya les signale sur la fiche et propose « Émettre la facture complémentaire », qui ne reprend que ces nouvelles lignes. À l’inverse, un départ anticipé ou un geste commercial se traite avec « Émettre un avoir », en indiquant le montant et le motif. Si le client a déjà réglé plus que ce qu’il doit, un message signale le trop-perçu et le bouton « Rembourser » le restitue, une action réservée à la direction et à la comptabilité.
Des factures qui portent les mentions obligatoires
Une facture sans numéro de TVA ou sans forme juridique expose l’établissement en cas de contrôle. Dans Etelya, l’onglet « Établissement » des paramètres réunit l’identité légale imprimée sur chaque facture et chaque avoir : raison sociale, forme juridique, SIREN, SIRET, capital social, immatriculation et numéro de TVA intracommunautaire. Ce numéro est contrôlé à la saisie : Etelya vérifie sa clé et sa correspondance avec le SIREN de l’entreprise.
Le bloc « TVA de l’entreprise » fixe le régime de TVA. Trois choix existent : « Assujetti à la TVA (cas général) », « Assujetti, option pour la TVA sur les débits » et « Franchise en base de TVA (art. 293 B du CGI) ». Le régime choisi détermine la mention de TVA imprimée en pied de facture.
Juste en dessous, le bloc « Mentions de vos factures » coche chaque information requise et signale celles qui manquent. Le même contrôle s’affiche en haut de l’écran Facturation : « Factures incomplètes » liste les mentions absentes, chacune avec un lien qui ouvre directement le champ à compléter. Une fois tout renseigné, l’encart indique « Vos factures portent toutes les mentions obligatoires ».
Chaque facture reprend aussi le client dans un bloc « Facturé à », les dates du séjour, le détail HT, TVA et TTC, un récapitulatif de la TVA par taux et les conditions de paiement, avec les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € prévues pour les clients professionnels. À l’émission, Etelya fige l’identité du vendeur, celle du client et les conditions générales : modifier ensuite vos paramètres ne change pas les factures déjà émises.
La facture électronique au format Factur-X n’est pas encore produite par Etelya.
Une facture aux couleurs de votre établissement
Le logo et la couleur principale choisis dans l’onglet « Logo et couleurs » s’appliquent à vos e-mails, mais aussi à vos factures et à vos avoirs. L’aperçu « Facture et avoir » montre le résultat avant l’enregistrement, et un contrôle de contraste vérifie que le texte reste lisible sur la couleur choisie.
Vos conditions générales de vente en annexe des factures
L’onglet « Conditions générales » accueille vos conditions de réservation, d’annulation et de paiement. Le bouton « Partir d’un modèle » propose une base de neuf articles à adapter, avec des repères entre crochets là où il faut saisir vos informations. Le modèle ne remplace pas l’avis d’un professionnel du droit. Une barre de mise en forme ajoute les titres, le gras et les listes, et l’aperçu affiche le texte tel qu’il sera imprimé.
Avec l’option « Imprimer en annexe des factures », le texte s’imprime à la suite de chaque nouvelle facture. Il est figé dans la facture au moment de son émission : une modification ultérieure de vos conditions ne change pas les factures passées. L’article pour régler la TVA et les mentions des factures et celui pour rédiger vos conditions générales détaillent chaque réglage.
Des encaissements suivis jusqu’au dernier euro
L’encaissement se fait depuis la réservation, par carte, espèces, chèque ou virement. Le numéro du chèque ou la référence du virement peut être noté pour faciliter le rapprochement bancaire. Le paiement par carte fonctionne aujourd’hui en mode test et aucune donnée de carte bancaire n’est saisie ni conservée dans Etelya. L’encaissement en ligne par carte, avec un prestataire de paiement, n’est pas encore disponible.
L’écran Facturation regroupe toutes les factures et s’ouvre sur quatre montants : « Facturé », « Encaissé », « Reste à encaisser » et « En retard ». Les filtres « À encaisser », « En retard », « Partielles » et « Réglées » isolent les factures à relancer, et chaque facture indique son échéance ainsi que le nombre de jours de retard. Vous savez donc chaque matin quel reste à encaisser pèse sur votre trésorerie.
Les espèces passent par l’écran Caisse. On compte le fond du tiroir avant d’« Ouvrir la caisse », les encaissements de la session s’affichent au fil de la journée, puis « Clôturer la caisse » compare le montant compté au montant attendu, avec la possibilité de « Compter par coupures ». Une clôture en écart demande une confirmation et reste tracée, et la clôture journalière rappelle chaque soir les caisses encore ouvertes.
TVA juste sur chaque ligne, taxe de séjour à part
Le catalogue de l’écran Services rassemble vos prestations et vos produits avec leur prix et leur taux de TVA. Le bouton « Taux de TVA » permet de créer les taux dont vous avez besoin, et Etelya signale les éléments restés « Sans TVA », dont les lignes sortiraient sur la facture sans taxe. Un compte ouvert sur etelya.app démarre avec les taux usuels de 10 % pour l’hébergement et la restauration et de 20 % pour les services. Un extra choisi dans le catalogue reprend son prix et son taux, sauf si vous en choisissez un autre à la saisie, et un produit dont le stock est suivi voit sa quantité baisser à chaque vente puis remonter si l’extra est retiré. L’article pour gérer le catalogue des services et produits détaille ces réglages. Les rapports reprennent ensuite le chiffre d’affaires hors taxes et la TVA collectée sur la période.
La taxe de séjour n’est pas encore calculée automatiquement par Etelya. Son mode de calcul dépend de votre commune, de la catégorie de l’établissement et du nombre de personnes, et notre guide de la taxe de séjour à l’hôtel détaille les règles et les déclarations à faire.
Tester la facturation sur un vrai séjour
Une facturation se vérifie sur un cas réel : un séjour avec deux extras, un acompte, une facture puis un avoir. L’essai d’Etelya dure 30 jours sans carte bancaire et ouvre toutes les fonctions, de la caisse aux rapports, sans option à activer.
L’abonnement démarre ensuite dès 20 € HT par mois jusqu’à 5 chambres, puis 4 € HT par chambre de la 6e à la 30e et 3 € HT par chambre au-delà. Le montant exact pour votre établissement se calcule sur la page des tarifs.