Gérer un groupe et importer sa rooming-list

Un mariage, un séminaire ou une équipe sportive se gère comme un seul dossier : le groupe réserve un contingent de chambres, puis chaque occupant reçoit sa réservation nominative.

Créer le groupe

Ouvrez Groupes depuis le menu, puis cliquez sur + Nouveau groupe. Le formulaire Nouveau groupe regroupe les informations du contrat.

1. Saisissez le Nom du groupe et, si vous le souhaitez, un Code court et la Société.
2. Indiquez les dates du séjour et le Nombre de chambres prévu.
3. Fixez la Date de rétrocession : Après cette date, les chambres non nominées sont remises en vente.
4. Choisissez le Statut, en général Option tant que le contrat n’est pas signé, puis renseignez le Nom du contact.
5. Cliquez sur Créer le groupe.

Réserver les contingents

Un contingent bloque un nombre de chambres d’un même type pour le groupe. Sur la fiche du groupe, cliquez sur + Contingent : dans Nouveau contingent, choisissez le Type de chambre, le Nombre de chambres et, si besoin, le Tarif (€) négocié. Les dates reprennent par défaut celles du séjour. Validez avec Ajouter le contingent, puis recommencez pour chaque type de chambre.

Importer la rooming-list

La rooming-list transforme le contingent en réservations nominatives. Cliquez sur Importer la rooming-list depuis la fiche du groupe. Une ligne par occupant. Prénom, nom et type de chambre sont obligatoires ; sans dates, celles du groupe s’appliquent.

1. Remplissez une ligne par occupant, et ajoutez-en avec + Ajouter une ligne.
2. Cliquez sur le bouton Importer, qui indique le nombre de lignes.
3. Etelya affiche le résultat ligne par ligne : Créée, avec le numéro dans la colonne N° confirmation / Erreur, ou Échec, avec la raison. Le total indique combien de réservations ont été créées.

Corrigez les lignes en échec, puis relancez l’import pour elles seules.

Suivre la rétrocession et le statut

Sur la liste, chaque groupe rappelle l’échéance, par exemple « Rétrocession dans 3 jours · 4 chambre(s) à nommer ». Une fois la date dépassée, l’alerte devient Rétrocession passée : il est temps de relancer le contact ou de libérer les chambres. La carte Statut du groupe fait avancer le dossier avec Confirmer le groupe, Marquer comme soldé ou Annuler le groupe.

Si ça ne marche pas

Les messages suivants s’affichent sur la fiche du groupe ou dans le résultat de l’import.

• Ajoutez d’abord un contingent (type de chambre et quantité) pour pouvoir importer la rooming-list. Le groupe n’a pas encore de contingent : créez-en un avant l’import.
• Une ligne en Échec indique sa raison dans la colonne N° confirmation / Erreur : corrigez la ligne, puis importez-la de nouveau.