Les quatre chiffres qui résument votre activité
La plupart des hôteliers indépendants reconstruisent leurs indicateurs dans un tableur en fin de mois, à partir d’exports qui ne concordent jamais tout à fait. Les rapports hôtel d’Etelya partent des séjours eux-mêmes : la vue « Vue d’ensemble » affiche le « Taux d’occupation », le montant « Encaissé » net des remboursements, le « Prix moyen par nuit » et le « Revenu par chambre disponible », sur une période de 7, 30 ou 90 jours.
Le prix moyen et le RevPAR sont calculés hors taxes, sur les nuitées réellement vendues pendant la période. Un séjour à cheval sur deux mois est donc réparti nuit par nuit entre les deux, qu’il soit déjà facturé ou non. Notre guide du RevPAR détaille la formule, ses pièges et la façon de lire l’indicateur au regard de votre taux d’occupation.
Deux graphiques complètent ces chiffres : le chiffre d’affaires hébergement hors taxes jour par jour, qui montre les creux de la semaine, et l’origine des réservations, qui mesure la part des ventes directes face à Airbnb.
Finances, occupation, clients et origine des ventes
Quatre autres rubriques détaillent chaque sujet. « Finances » donne le chiffre d’affaires hors taxes, la TVA collectée, le montant encaissé toutes taxes comprises, le reste à encaisser et le chiffre d’affaires hébergement, avec une répartition par catégorie qui distingue l’hébergement, les services, les produits et les remises. « Occupation » compare les nuitées vendues aux nuitées disponibles et détaille le remplissage par type de chambre, pour repérer une catégorie qui se vend mal.
« Clients » indique le nombre total de clients, les nouveaux clients de la période et leur répartition par nationalité. « Origine » classe les réservations par canal, avec leur nombre, leur part et leur chiffre d’affaires hors taxes. Ces données s’appuient sur le fichier clients décrit sur la page du CRM hôtel.
La clôture du jour fige vos chiffres
Chaque soir, l’écran « Clôture de la journée » prépare le night audit. La rubrique « Avant de clôturer » vérifie trois points : les caisses encore ouvertes, les séjours dont le solde reste impayé et les non-présentations à confirmer. Chaque point s’affiche « OK » ou « À faire », et un lien « Aller à la caisse » mène directement aux caisses à clôturer.
Le bouton « Clôturer la journée » enregistre alors l’occupation, le montant encaissé, le prix moyen par chambre vendue, le revenu par chambre disponible, les arrivées et les départs. Une journée ne peut être clôturée qu’une seule fois et ses chiffres ne sont plus modifiables ensuite. La clôture journalière constitue ainsi un historique de référence, consultable dans le tableau « Journées clôturées » avec les alertes relevées au moment de la clôture. Le détail des encaissements et de la caisse figure sur la page consacrée à la facturation hôtel.
Le tableau de bord pour piloter la journée en cours
Les rapports regardent la période écoulée, le tableau de bord regarde la journée. Il s’ouvre sur les arrivées et les départs du jour, les clients présents, les chambres à nettoyer, les chambres hors service, le taux d’occupation et le montant encaissé, chaque tuile menant à l’écran correspondant.
L’encadré « À faire maintenant » rassemble les urgences, des départs à encaisser aux options à confirmer dans les trois jours. Le graphique « Occupation prévue (7 prochains jours) » montre les soirs à remplir, au moment où il est encore temps d’agir sur les tarifs. Etelya ne propose pas d’ajustement automatique des prix : la décision reste à l’hôtelier, appuyée sur des chiffres exacts.
Voir vos propres indicateurs pendant l’essai
Des indicateurs se jugent sur vos propres séjours. Pendant l’essai de 30 jours sans carte bancaire, toutes les fonctions sont ouvertes, et les rapports se remplissent dès que vos premières réservations sont saisies ou importées.
L’abonnement démarre ensuite dès 20 € HT par mois jusqu’à 5 chambres, puis 4 € HT par chambre de la 6e à la 30e et 3 € HT par chambre au-delà, sans module de reporting vendu en option. Le montant pour votre établissement se calcule sur la page des tarifs.