Au départ du client, la chambre passe d’elle-même en « À nettoyer »
Le temps perdu entre le départ d’un client et la remise en vente de sa chambre se paie en arrivées qui attendent dans le hall. Dans Etelya, le bouton « Enregistrer le départ » de la fiche réservation clôt le séjour et passe la chambre en « À nettoyer », sans appel à la gouvernante ni note glissée sous la porte de l’office.
Le tableau de bord reprend aussitôt l’information. La tuile « Chambres à nettoyer » donne leur nombre, l’encadré « À faire maintenant » rappelle combien de chambres attendent l’équipe, et la liste « Chambres à traiter » détaille chacune avec son type et son statut. La réception sait ainsi quelles chambres elle pourra attribuer aux arrivées de l’après-midi.
La création automatique d’une tâche de ménage à chaque départ n’est pas encore disponible. Aujourd’hui, c’est l’état de la chambre, visible par toute l’équipe, qui sert de liste de travail aux étages.
Un changement d’état en un clic depuis l’écran Chambres
L’écran Chambres affiche toutes les chambres regroupées par étage, du rez-de-chaussée au dernier niveau, avec des filtres « Prêtes à vendre », « À nettoyer », « Occupées », « Arrivées du jour » et « Hors service ». Une femme de chambre qui sélectionne une chambre voit le client présent, sa date de départ et, sous « Changer l’état », les deux suites logiques de son statut.
Pour une chambre « À nettoyer », Etelya propose « En nettoyage » puis « Disponible ». La gouvernante peut ensuite la passer en « Inspectée » après contrôle, et tout autre état reste accessible dans la liste « Autre état ». Chaque changement est inscrit dans l’onglet « Historique » de la fiche de la chambre, avec sa source et sa date, ce qui permet de retrouver quand une chambre a été remise en vente. Le statut des chambres est ainsi le même pour la réception, les étages et la direction, sur ordinateur comme sur téléphone.
Une chambre remise en « Disponible » redevient vendable immédiatement, et elle apparaît libre sur le planning des chambres pour les prochaines réservations.
Les pannes signalées, suivies et closes
Une ampoule grillée signalée oralement est souvent oubliée jusqu’à la plainte du client suivant. L’onglet « Maintenance » de l’écran Ménage et maintenance remplace ces consignes orales par des tickets. Le bouton « + Signaler un problème » demande une description, la chambre concernée ou « Parties communes / aucune », une priorité de « Basse » à « Urgente », une nature comme « Plomberie », « Électricité » ou « Télévision / wifi », et des détails facultatifs.
Le technicien fait avancer le ticket avec « Prendre en charge », « Attente de pièce », « Pièce reçue, reprendre » puis « Résolu ». S’il lui manque un consommable, « Pièce manquante » le signale directement au stock et met le ticket en attente de pièce. Un problème résolu peut être clos avec « Clore » ou rouvert avec « Rouvrir » s’il réapparaît. Les filtres « À traiter », « Attente de pièce » et « Résolus » donnent une vue claire de la maintenance hôtel en cours, et la recherche retrouve un ticket par chambre, problème ou référence.
Bloquer une chambre le temps des travaux
Quand une panne rend une chambre invendable, le bouton « Bloquer la chambre » de sa fiche la retire de la vente. On choisit un motif, par exemple « Maintenance » ou « Travaux », des dates et une note. Etelya cesse aussitôt de compter cette chambre dans les disponibilités, ce qui évite de la vendre par erreur, et le tableau de bord classe les chambres hors service en priorité « Critique ». Le bouton « Débloquer » la remet en vente une fois l’intervention terminée.
Les loueurs et les conciergeries suivent leurs logements de la même façon, avec un ménage à prévoir entre deux séjours souvent rapprochés. Les séjours d’une annonce Airbnb arrivent dans Etelya par son lien de calendrier iCal, dont notre guide pour synchroniser un calendrier Airbnb détaille le fonctionnement et les limites. L’ensemble des fonctions pour les appartements est présenté sur la page dédiée à la gestion de location courte durée.
Le linge et les produits d’accueil suivis dans les stocks
Une rupture de serviettes un samedi de forte affluence se prévient avec un seuil, pas avec un inventaire de mémoire. L’écran « Stocks » suit chaque article, comme les draps, les serviettes ou les produits d’accueil, avec sa quantité et son « Seuil d’alerte ». Les livraisons, les sorties et les comptages se saisissent comme des mouvements « Entrée », « Sortie » ou « Inventaire », et le compteur « À commander » regroupe les articles passés sous leur seuil. Chaque article garde aussi son fournisseur, avec son téléphone et son délai de livraison, comme le présente la page stocks et fournisseurs. Notre article d’aide pour suivre vos stocks détaille chaque étape.
Mettre votre équipe d’étage sur Etelya pendant l’essai
Le suivi du ménage se juge sur quelques journées de départs chargées, avec l’équipe qui l’utilise vraiment. L’essai d’Etelya dure 30 jours sans carte bancaire, toutes fonctions ouvertes, et les utilisateurs sont illimités : chaque membre de l’équipe peut avoir son propre accès sans surcoût. Vous l’invitez depuis l’onglet « Équipe » des paramètres en lui donnant le rôle « Étages » ou « Maintenance », comme l’explique l’article pour inviter votre équipe et choisir les rôles.
L’abonnement démarre ensuite dès 20 € HT par mois jusqu’à 5 chambres, puis 4 € HT par chambre de la 6e à la 30e et 3 € HT par chambre au-delà. Le calcul pour votre établissement figure sur la page des tarifs.