Un groupe, un contingent, une date de rétrocession
Un séminaire de six chambres réservé trois mois à l’avance se suit sur plusieurs semaines : contrat, noms des participants, chambres non nommées à libérer. L’écran Groupes crée un dossier par groupe avec ses dates, sa société, son contact et sa « Date de rétrocession » : Après cette date, les chambres non nominées sont remises en vente. Le statut suit le contrat, de « Option » à « Confirmé », puis « Soldé » ou « Annulé ».
Sur la fiche, le bouton « + Contingent » indique un nombre de chambres par type, avec si besoin un tarif négocié. La liste des groupes rappelle l’échéance de chacun avec le nombre de chambres encore à nommer. Ce sont les réservations nominatives, créées par la rooming-list, qui occupent ensuite les chambres.
La rooming-list transforme le contingent en réservations
Quand l’organisateur envoie les noms, « Importer la rooming-list » crée une réservation nominative par occupant, sur les dates du groupe ou sur ses propres dates. Etelya affiche le résultat ligne par ligne, avec le numéro de confirmation de chaque réservation créée ou la raison d’un échec. Chaque occupant a ensuite sa fiche, son séjour sur le planning des chambres et son compte, et l’article pour gérer un groupe détaille chaque étape.
Chaque e-mail échangé avec un client, dans un fil
Une confirmation d’arrivée tardive envoyée depuis une boîte personnelle se perd au changement d’équipe. Dans Etelya, le bouton « Écrire » de la fiche d’un client, ou « Écrire au client » sur une réservation, envoie un e-mail avec le logo, la signature et le pied de page de votre établissement. Le message part par votre propre serveur d’envoi, donc depuis votre adresse.
La messagerie range ces échanges en conversations, avec les filtres « En cours » et « Toutes » et une recherche par client ou par sujet. Le panneau de droite rappelle le client et ses réservations. Chaque message affiche son état, « En attente », « Envoyé » ou « Échec », et Etelya réessaie seul un envoi qui a échoué pour une raison temporaire. Des modèles de réponse évitent de réécrire les mêmes informations.
Le nom d’expéditeur, l’adresse de réponse, la signature et le logo se règlent une fois dans les paramètres, comme l’explique l’article pour échanger avec vos clients. Le fichier des clients et leur historique sont présentés sur la page du CRM hôtelier.
Tester un groupe pendant l’essai
Un groupe se juge sur un vrai dossier : contingent, rétrocession, rooming-list et e-mails à l’organisateur. L’essai d’Etelya dure 30 jours sans carte bancaire, toutes fonctions ouvertes.
L’abonnement démarre ensuite dès 20 € HT par mois jusqu’à 5 chambres, puis 4 € HT par chambre de la 6e à la 30e et 3 € HT par chambre au-delà. Le calcul pour votre établissement figure sur la page des tarifs.