Créer une réservation

En quelques champs, vous enregistrez une réservation confirmée, chiffrée d’après vos tarifs et prise en compte dans les disponibilités.

Ouvrir le formulaire

Toutes les réservations se créent depuis la page Réservations du menu. Cliquez sur + Nouvelle réservation : le formulaire Nouvelle réservation s’ouvre au-dessus de la liste. Depuis la page Clients, le bouton Réserver placé à côté d’une fiche ouvre le même formulaire, avec ce client déjà sélectionné.

Renseigner le client

Le bloc Client propose deux onglets, selon que la personne a déjà séjourné chez vous ou non.

1. Pour une première venue, restez sur Nouveau client et saisissez au minimum le Nom. Le Prénom, l’E-mail et le Téléphone sont facultatifs, mais l’e-mail vous permettra d’écrire au client depuis sa réservation.
2. Pour un client connu, choisissez Client existant, puis tapez au moins deux lettres de son nom, de son e-mail ou de son téléphone dans Rechercher un client. Cliquez sur la bonne fiche dans les résultats ; le bouton Changer permet de revenir sur ce choix.

Décrire le séjour et valider

Le bloc Séjour rassemble ce qui détermine le prix et la disponibilité.

1. Choisissez le Type de chambre.
2. Indiquez les dates d’Arrivée et de Départ. Le nombre de nuits s’affiche sous la date de départ.
3. Précisez le nombre d’Adultes et, pour une réservation de plusieurs chambres du même type, le nombre de Chambres.
4. Cliquez sur Créer la réservation. Un message confirme la création avec le numéro de la réservation, et le lien Ouvrir la réservation mène à sa fiche.

Ce qu’il faut savoir

La réservation est enregistrée au statut Confirmée. Etelya en calcule le montant nuit par nuit d’après la page Tarifs ; si une seule nuit du séjour n’a pas de prix, le montant reste à 0 €, et vous pouvez le fixer depuis la fiche de la réservation avec Modifier le prix.

Vous réservez un type de chambre, pas une chambre précise. Etelya attribue une chambre libre de ce type au moment où vous enregistrez l’arrivée du client. C’est pourquoi une réservation n’apparaît dans le planning qu’une fois sa chambre attribuée.

Etelya refuse toute réservation qui dépasserait le nombre de chambres du type sur ces dates : le surbooking n’est pas possible. La création d’une réservation est ouverte aux administrateurs et à la réception.

Si ça ne marche pas

Les messages s’affichent en haut du formulaire, qui reste ouvert pour que vous puissiez corriger.

• Le nom du client est requis. Remplissez le champ Nom du nouveau client.
• Choisissez un client dans la liste, ou passez en « Nouveau client ». Vous êtes sur Client existant sans avoir sélectionné de fiche : cliquez sur un résultat de recherche. Si la recherche affiche Aucun client trouvé. Passez en « Nouveau client »., créez la fiche dans l’autre onglet.
• Choisissez un type de chambre. Sélectionnez un type dans la liste. Si la liste est vide, suivez le lien Créez-en un dans Chambres.
• La date de départ doit être postérieure à la date d’arrivée. Corrigez la date de départ.
• Plus de disponibilité pour ce type sur ces dates (surbooking non autorisé). Toutes les chambres de ce type sont déjà vendues sur au moins une nuit : changez de type de chambre ou de dates.
• Droits insuffisants pour créer une réservation. Votre compte ne permet pas de créer des réservations : adressez-vous à un administrateur.