Accord de sous-traitance des données personnelles

Version du 23 octobre 2026

Cet accord, conclu en application de l’article 28 du règlement général sur la protection des données, fait partie des conditions générales. Le client, exploitant de l’établissement, est responsable du traitement des données de ses propres clients ; Codyweb, éditeur d’Etelya, les traite pour son compte en qualité de sous-traitant.

Objet, durée et nature du traitement

Le traitement a pour objet la gestion de l’établissement : réservations, séjours, fichier clients, facturation, encaissements, communication avec les voyageurs, ménage et maintenance. Il dure le temps de l’abonnement, augmenté de la période d’export de 30 jours qui suit sa fin.

Données et personnes concernées

Sont concernés les clients et voyageurs de l’établissement, ainsi que les membres de son équipe qui utilisent le logiciel. Les données traitées sont celles que le client saisit ou importe : identité, coordonnées, dates et détails des séjours, préférences, notes, factures et paiements. Aucune donnée de carte bancaire n’est conservée par Etelya.

Engagements du sous-traitant

Codyweb s’engage à :

• ne traiter les données que pour fournir le service et sur instruction documentée du client, ces conditions valant instruction ;
• garantir la confidentialité des données et faire signer un engagement de confidentialité aux personnes autorisées à y accéder ;
• mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées : isolation des données de chaque établissement, chiffrement des connexions, mots de passe stockés sous forme d’empreinte, droits d’accès par rôle, journal des actions sensibles et sauvegardes ;
• n’accéder au compte du client, pour l’assistance, qu’avec son accord et de façon tracée ;
• aider le client à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées, notamment par les fonctions d’export et d’anonymisation du fichier clients ;
• notifier au client toute violation de données dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance ;
• mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise le recours aux sous-traitants suivants : Hostinger International Ltd. pour l’hébergement du serveur, et, pour les e-mails envoyés depuis le logiciel, le serveur d’envoi que le client configure lui-même. Codyweb informe le client de tout changement envisagé, qui peut s’y opposer en résiliant son abonnement.

Fin du contrat

À la fin de l’abonnement, le client dispose de 30 jours pour exporter ses données. Elles sont ensuite supprimées, sauvegardes comprises selon leur rotation, sauf obligation légale de conservation.