Un seuil d’alerte par article, une liste de commande toute prête
Une rupture de serviettes un samedi de forte affluence se prévient avec un seuil, pas avec un inventaire de mémoire. L’écran Stocks suit chaque article, des draps aux dosettes de café, avec sa catégorie, sa quantité et son « Seuil d’alerte ». En haut de l’écran, quatre compteurs résument la situation : « Articles suivis », « À commander », « En rupture » et « Valeur du stock ».
Le filtre « À commander » isole les articles passés sous leur seuil : c’est votre liste de commande. La fiche de chaque article propose une commande conseillée, calculée pour revenir à deux fois le seuil, et enregistre chaque mouvement : une livraison en « Entrée », une consommation en « Sortie », un comptage en « Inventaire », ainsi que la perte et le transfert. La gestion des stocks de l’hôtel reste ainsi à jour sans tableur à part.
Vos fournisseurs à portée de main
Le bouton « Fournisseurs » ouvre le carnet de vos fournisseurs. Chaque fiche réunit le contact, le téléphone, l’e-mail de commande, le site ou l’espace client, votre numéro client, le délai de livraison en jours, le minimum de commande et des notes libres. Elle affiche aussi le nombre d’articles livrés par ce fournisseur et combien sont à commander.
Sur la fiche d’un article, le bloc « Fournisseur » affiche ses coordonnées en liens directs : un clic sur le numéro appelle depuis un téléphone, un clic sur l’adresse ouvre un e-mail. Le délai, le minimum de commande et le numéro client sont rappelés au même endroit. Un article change de fournisseur en un clic avec « Changer de fournisseur ».
La maintenance signale la pièce qui manque
Un joint de robinet introuvable bloque une réparation, et la chambre avec elle. Dans l’onglet Maintenance de l’écran Ménage et maintenance, le bouton « Pièce manquante » d’un problème ouvre le formulaire « Signaler un manque au stock » : le consommable, la quantité nécessaire et des précisions. Le problème passe alors « En attente de pièce », avec la mention du consommable qui manque.
Côté stock, l’encart « Manques signalés par la maintenance » liste chaque demande avec le besoin, le stock actuel et le problème qu’elle bloque. Une fois la pièce commandée, « Marquer comme traité » la retire de la liste. À réception, le technicien reprend le problème avec « Pièce reçue, reprendre ». Etelya refuse le doublon si le même consommable est déjà signalé et pas encore traité.
Le suivi du ménage et des pannes est présenté sur la page ménage et maintenance, et les articles pour gérer vos fournisseurs et signaler un consommable manquant détaillent chaque étape.
Les produits vendus suivent leur propre stock
Les boissons du minibar ou les produits vendus à la réception se gèrent aussi depuis le catalogue de l’écran Services. Un produit dont le stock est suivi diminue à chaque extra ajouté au compte d’un client et remonte si l’extra est retiré, comme l’explique la page facturation et caisse.
Mettre vos stocks dans Etelya pendant l’essai
Un stock se juge sur un vrai cycle de commande : seuils fixés, livraison saisie, inventaire de fin de mois. L’essai d’Etelya dure 30 jours sans carte bancaire, toutes fonctions ouvertes, avec un nombre d’utilisateurs illimité.
L’abonnement démarre ensuite dès 20 € HT par mois jusqu’à 5 chambres, puis 4 € HT par chambre de la 6e à la 30e et 3 € HT par chambre au-delà. Le calcul pour votre établissement figure sur la page des tarifs.