Une réservation enregistrée sans ressaisir le client
Un bon logiciel de réservation hôtel commence par épargner les saisies inutiles. Le bouton « + Nouvelle réservation » ouvre un formulaire en deux parties. La première concerne le client : soit un « Nouveau client » dont on note le nom, le prénom, l’e-mail et le téléphone, soit un « Client existant » retrouvé en tapant deux lettres de son nom, de son e-mail ou de son numéro. La seconde décrit le séjour, avec le type de chambre, les dates d’arrivée et de départ, le nombre d’adultes et le nombre de chambres.
Le tarif est calculé automatiquement, nuit par nuit, à partir des prix que vous avez fixés dans l’écran Tarifs pour chaque type de chambre, par période et par jour de la semaine, comme le présente la page tarifs et disponibilités. Avant d’enregistrer, Etelya vérifie qu’il reste assez de chambres libres sur toutes les nuits demandées et refuse la réservation dans le cas contraire. Le nouveau client rejoint votre fichier, dont le fonctionnement est détaillé sur la page du CRM hôtel d’Etelya.
Si vous le souhaitez, Etelya vous prévient par e-mail à chaque nouvelle réservation, qu’elle ait été saisie à la réception ou importée d’Airbnb. Le réglage « Prévenir par e-mail à chaque nouvelle réservation » accepte plusieurs adresses de réception.
La journée de la réception résumée sur un écran
L’écran Réservations s’ouvre sur quatre chiffres : « Arrivées aujourd’hui », « Départs aujourd’hui », « Clients en séjour » et « Arrivées demain ». Un clic sur les trois premiers affiche la liste correspondante, regroupée par jour et triée dans l’ordre où la réception en a besoin. D’autres vues complètent l’ensemble, de « À venir et en cours » à « Passées » et « Annulées ».
Chaque ligne indique le client, le numéro de réservation, le nombre de voyageurs, les dates, la chambre, le statut et le montant. Un repère « Arrive aujourd’hui » ou « Part aujourd’hui » signale les mouvements du jour, et la mention « Reste » rappelle le solde à encaisser avant que le client ne soit parti. La recherche fonctionne sur le nom du client, le numéro de réservation ou le numéro de chambre, et le filtre « Origine » sépare les réservations directes de celles d’Airbnb.
L’arrivée, le séjour et le départ sans oubli
La fiche d’une réservation suit trois étapes visibles : « Réservée », « Arrivée » et « Départ ». Le bouton « Enregistrer l’arrivée » attribue automatiquement une chambre libre du bon type et la passe en « Occupée ». Le bouton « Enregistrer le départ » clôt le séjour et passe la chambre en « À nettoyer », ce qui prévient l’équipe d’étage sans un coup de téléphone.
Les imprévus se traitent depuis la même fiche. « Modifier le séjour » change les dates, le type de chambre ou le nombre de voyageurs après un nouveau contrôle de disponibilité, et propose le montant recalculé avant de l’appliquer. Une fois le client parti, la correction reste possible avec « Corriger le séjour », à condition d’en indiquer le motif, qui est conservé. La carte « Demandes particulières » garde la trace d’un lit bébé ou d’une arrivée tardive pour toute l’équipe.
Une annulation se fait avec « Annuler la réservation » et un motif facultatif, et un client qui ne se présente pas se déclare avec « Client non venu (no-show) ». Dans les deux cas, les chambres sont libérées aussitôt et redeviennent disponibles sur le planning des chambres.
Groupes, Airbnb et formalités
Les séminaires et les mariages passent par l’écran Groupes. On y crée un contrat groupe, on réserve des contingents par type de chambre avec une date de rétrocession, puis on utilise « Importer la rooming-list » pour créer d’un coup les réservations nominatives. Etelya affiche le résultat ligne par ligne, avec le numéro de confirmation ou l’erreur rencontrée, et la liste des groupes signale l’approche de la date de rétrocession avec le nombre de chambres encore à nommer. L’article pour gérer un groupe et importer sa rooming-list reprend chaque étape.
Les séjours d’une annonce Airbnb arrivent par son lien de calendrier iCal. Comme ce lien ne transmet ni le prix ni le nombre de voyageurs, la fiche affiche « Estimé d’après vos tarifs : le site ne transmet pas le prix » et le montant reste modifiable. Il n’existe pas de connexion directe avec Booking.com ou Expedia, et la réservation en ligne depuis le site de l’hôtel n’est pas encore disponible.
Etelya ne génère pas encore la fiche de police exigée pour les clients étrangers. La fiche client conserve la nationalité et les pièces d’identité déposées, et notre guide de la fiche de police à l’hôtel rappelle ce que la loi impose de collecter et de conserver.
Essayer Etelya sur vos réservations à venir
La meilleure façon de juger un outil de réservation reste d’y saisir vos séjours des prochaines semaines et de faire vivre une journée complète à la réception. L’essai dure 30 jours sans carte bancaire, avec toutes les fonctions ouvertes, y compris la facturation et les rapports.
L’abonnement démarre ensuite dès 20 € HT par mois jusqu’à 5 chambres, puis 4 € HT par chambre de la 6e à la 30e et 3 € HT par chambre au-delà, sans option facturée à part. Vous pouvez simuler le montant de votre établissement sur la page des tarifs avant de créer votre compte.