Inviter votre équipe et choisir les rôles

Chaque membre de votre équipe se connecte avec sa propre adresse et ne voit que ce que son rôle permet. Le nombre d’utilisateurs n’est pas limité et ne change pas le prix de l’abonnement.

Inviter un membre

L’invitation se prépare depuis Paramètres, onglet Équipe. La carte Membres de l’équipe liste les personnes qui ont déjà accès, et la carte Inviter un membre se trouve juste en dessous.

1. Saisissez le Nom de la personne et son Adresse e-mail.
2. Choisissez son Rôle dans la liste : la phrase affichée sous le champ rappelle ce que ce rôle autorise.
3. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

Si votre serveur d’envoi est configuré, l’invitation part par e-mail depuis votre adresse. Sinon, Etelya affiche le message Aucun serveur d’envoi configuré : transmettez le lien ci-dessous à suivi du nom du membre, avec le Lien d’invitation pour son adresse. Ce lien est Personnel, valable 7 jours. Il ne sera plus affiché ensuite. : cliquez sur Copier, puis transmettez-le par le moyen de votre choix.

Choisir le bon rôle

Le rôle décide des écrans et des actions accessibles, et le menu de chaque membre ne montre que ce qui le concerne. Cinq rôles sont proposés.

• Direction : tout, y compris les paramètres, l’équipe et l’export des données.
• Réception : réservations, clients, facturation, caisse et clôture du jour.
• Étages : état des chambres, ménage et stocks.
• Maintenance : pannes et interventions.
• Comptabilité : factures, encaissements, remboursements et rapports.

Ce que voit le membre invité

Le lien ouvre une page Rejoindre suivie du nom de votre établissement. Le membre y choisit son Mot de passe, d’au moins 12 caractères, le recopie dans Confirmez le mot de passe, puis clique sur Activer mon accès. Il arrive aussitôt connecté sur Etelya, et se connectera ensuite avec son adresse et ce mot de passe.

Suivre et modifier les accès

La colonne d’état de la liste indique où en est chaque membre : Actif, Invitation envoyée, Invitation expirée ou Désactivé. Les actions se trouvent dans le panneau qu’ouvre le bouton Gérer de sa ligne.

• Renvoyer l’invitation produit un nouveau lien valable 7 jours, pour une invitation expirée ou égarée.
• Le même panneau change le nom, l’adresse de connexion ou le rôle du membre, désactive ou réactive son accès et lui envoie un lien de nouveau mot de passe.

L’article Gérer les comptes de l’équipe détaille chacune de ces actions.

Ce qu’il faut savoir

L’onglet Équipe est réservé à la direction, et chaque invitation, changement de rôle ou désactivation est enregistré dans le journal des actions sensibles. Une adresse e-mail ne peut appartenir qu’à un seul compte Etelya : un saisonnier qui travaille pour deux établissements utilise une adresse différente dans chacun.

Deux garde-fous évitent de perdre la main sur votre compte : vous ne pouvez pas retirer vos propres droits de direction, et l’établissement garde toujours au moins un membre de la direction actif.

Si ça ne marche pas

Les messages suivants s’affichent dans l’onglet Équipe ou sur la page d’invitation.

• Cette adresse a déjà un compte Etelya. La personne a déjà un accès, ici ou dans un autre établissement : utilisez une autre adresse.
• Vous ne pouvez pas retirer vos propres droits de direction. Demandez à un autre membre de la direction de changer votre rôle.
• L’établissement doit garder au moins un membre de la direction actif. Donnez d’abord le rôle Direction à un autre membre actif.
• Cette invitation a déjà servi ou a expiré. Demandez à la direction de vous en envoyer une nouvelle. Le lien a plus de 7 jours ou a déjà été utilisé : cliquez sur Renvoyer l’invitation et transmettez le nouveau lien.
• Le mot de passe doit compter au moins 12 caractères. Le membre choisit un mot de passe plus long sur la page d’invitation.