Émettre une facture et encaisser

Depuis la fiche de la réservation, vous enregistrez les paiements du client puis émettez sa facture, que vous retrouvez ensuite dans la page Facturation.

Vérifier le montant du séjour

La carte Règlement de la fiche réunit le Total du séjour, le montant déjà Encaissé et le Reste à payer. Si le total ne correspond pas au prix convenu avec le client, par exemple après un geste commercial, corrigez-le avant d’encaisser.

1. Cliquez sur Modifier le prix, sous le total.
2. Saisissez le Prix du séjour (€ TTC) et le Motif du changement.
3. Cliquez sur Enregistrer le prix. Le nouveau montant remplace le calcul fait d’après vos tarifs.

Encaisser un paiement

Le bouton Encaisser, accompagné du montant restant dû, figure en haut de la fiche tant que le séjour n’est pas réglé. Il ouvre le formulaire d’encaissement dans la carte Règlement.

1. Choisissez le Moyen de paiement : Carte, Espèces, Chèque ou Virement.
2. Vérifiez le Montant à encaisser (€). Il est prérempli avec le reste à payer et peut être réduit pour un acompte.
3. Pour un chèque ou un virement, renseignez si vous le souhaitez le N° de chèque (facultatif) ou la Référence du virement (facultatif).
4. Cliquez sur Encaisser. Le paiement s’ajoute à la liste de la carte, et la mention Soldé apparaît une fois le séjour entièrement réglé.

Émettre la facture

La facture se crée depuis la carte Facture de la même fiche, une fois le prix du séjour vérifié.

1. Cliquez sur Émettre la facture, suivi du montant.
2. Lisez le rappel affiché, puis cliquez sur Confirmer la facture. Le message Facture émise. confirme l’opération et la facture prend son numéro définitif.
3. Cliquez sur ce numéro pour ouvrir la facture dans la page Facturation, puis sur Imprimer / PDF pour l’imprimer ou l’enregistrer.

Si des extras sont ajoutés au compte du client après la facture, la carte propose Émettre la facture complémentaire, à valider avec Confirmer la facture complémentaire.

Ce qu’il faut savoir

Une facture émise est numérotée et ne peut plus être modifiée : pour la corriger, ouvrez-la dans la page Facturation et utilisez Émettre un avoir. Le paiement par carte fonctionne pour l’instant en mode test, comme l’indique la mention Paiement par carte en mode test : aucune donnée de carte n’est saisie ici. Aucune carte n’est débitée par Etelya. Un encaissement en espèces exige une caisse ouverte et vient s’ajouter au montant attendu dans le tiroir. Les chèques et les virements sont enregistrés tels que vous les constatez, sans contrôle bancaire.

L’encaissement et la facturation sont ouverts aux administrateurs et à la réception.

Si ça ne marche pas

Les messages s’affichent sous l’en-tête de la fiche ou dans le formulaire concerné.

• Saisissez un montant supérieur à 0. Le montant à encaisser est vide ou nul : indiquez la somme reçue.
• Aucune caisse ouverte : ouvrez la caisse avant d’encaisser des espèces. Ouvrez votre caisse depuis la page Caisse, puis recommencez l’encaissement.
• La référence ne doit pas contenir de numéro de carte. Retirez de la référence tout numéro de carte bancaire et ne gardez que le numéro de chèque ou le libellé du virement.
• Le séjour est à 0 € : fixez son prix (« Modifier le prix ») avant de le facturer. Le séjour n’a pas encore de prix : fixez son montant avec Modifier le prix, puis émettez la facture.
• Indiquez le motif du changement de prix. Le champ Motif est obligatoire lorsque vous modifiez le prix.
• Droits insuffisants pour cette action. Votre compte ne permet pas cette opération : adressez-vous à un administrateur.