Comment ouvrir un hôtel : les étapes et autorisations avant l'ouverture

Valider le projet hôtelier par une étude de marché

Avant d’ouvrir un hôtel, et même avant de chercher des murs ou un financement, il faut savoir qui dormira dans vos chambres, à quel prix et à quelle période de l’année. Une étude de marché sérieuse répond à ces trois questions pour la zone visée, en observant la clientèle présente, les hôtels concurrents, leurs prix publics et leur remplissage apparent selon les saisons.

La clientèle conditionne tout le reste du projet. Un hôtel proche d’une zone d’activités vit surtout en semaine grâce à une clientèle d’affaires, alors qu’un établissement de bord de mer se remplit l’été et se vide l’hiver. Ces deux profils n’appellent ni la même taille de chambres, ni les mêmes services, ni la même façon de vendre.

Les erreurs coûteuses naissent souvent d’un remplissage surestimé. Construire le prévisionnel sur plusieurs scénarios, dont un scénario prudent, permet de mesurer à partir de quel taux d’occupation et de quel prix moyen par chambre vendue l’hôtel couvre ses charges. Cette étude sert ensuite de socle au dossier de financement, car un banquier veut comprendre d’où viendront les clients avant d’examiner le montant demandé.

Financer le projet et choisir le statut juridique de l’hôtel

Le plan de financement additionne l’acquisition ou la location des murs, l’éventuel rachat du fonds, les travaux de mise aux normes, l’équipement des chambres et la trésorerie des premiers mois d’exploitation. Ce dernier poste est souvent sous-estimé, alors qu’un hôtel nouvellement ouvert met du temps à se faire connaître et à remplir ses chambres.

Les travaux de mise aux normes méritent une attention particulière dès ce stade, car un bâtiment transformé en hôtel doit respecter les règles de sécurité incendie et d’accessibilité des établissements recevant du public. Les faire chiffrer avant de signer évite de découvrir un dépassement une fois les murs achetés.

Le choix entre entreprise individuelle et société se fait avec un expert-comptable ou un conseil, au regard de la responsabilité du dirigeant, de la fiscalité et de l’entrée éventuelle d’associés ou d’investisseurs. Quelle que soit la forme retenue, les formalités de création se font en ligne sur le guichet unique des formalités d’entreprises, qui centralise aussi les modifications et la cessation d’activité.

Sur le plan fiscal, l’hôtel relève de la TVA. Le Code général des impôts définit l’activité hôtelière par l’offre de séjours d’au plus 30 nuitées, reconductibles, et par au moins trois prestations parmi le petit-déjeuner, le nettoyage régulier des locaux, la fourniture du linge de maison et la réception de la clientèle.

Sécurité incendie et accessibilité : obtenir l’autorisation d’ouverture

Un hôtel est un établissement recevant du public, rangé dans le type O. Sa catégorie dépend de l’effectif du public admis. Un hôtel relève de la 5e catégorie tant qu’il reste sous le seuil de 100 personnes fixé pour ce type, tous niveaux confondus, le personnel n’étant pas compté pour cette catégorie.

Les règles de sécurité visent l’évacuation rapide du public, l’intervention des secours et la limitation de la propagation du feu. Dans un établissement de 5e catégorie, la réglementation impose notamment au moins un extincteur pour 300 m² et un par niveau, ainsi que la présence permanente d’un membre du personnel pendant l’ouverture, obligation qui s’applique aux hôtels, même de petite taille, parce qu’ils comportent des locaux à sommeil. L’exploitant tient aussi un registre de sécurité, sur papier ou sous forme dématérialisée, qui rassemble les consignes, les dates des contrôles et celles des travaux.

Avant d’accueillir du public après des travaux de construction ou de réhabilitation, ou après une fermeture de plus de 10 mois, l’exploitant doit obtenir une autorisation d’ouverture. Il la demande par courrier à la mairie, ou à la préfecture de police à Paris, plus d’un mois avant la date prévue. La commission de sécurité visite alors l’établissement, et cette visite reste obligatoire pour un hôtel, même classé en 5e catégorie. Le maire autorise ensuite l’ouverture par arrêté.

L’accessibilité aux personnes handicapées concerne toutes les parties ouvertes au public, du stationnement aux sanitaires en passant par l’accueil et les circulations. Après des travaux soumis à permis de construire, le dossier d’ouverture comprend une attestation de conformité établie par un bureau de contrôle ou un architecte, et un registre public d’accessibilité doit être consultable au principal point d’accueil. Le non-respect de ces règles expose à la fermeture de l’établissement et à une amende de 45 000 €, portée à 225 000 € pour une personne morale.

Bar et restaurant : licence et permis d’exploitation

Dès qu’un hôtel sert des boissons alcoolisées, il entre dans le régime des débits de boissons fixé par le Code de la santé publique. Le type de licence dépend alors de ce qui est vendu et du moment où il l’est.

Si l’alcool n’est servi qu’au cours des repas, une licence restaurant suffit, la petite licence restaurant couvrant les boissons jusqu’à 18 degrés et la licence restaurant les alcools plus forts. Un bar ouvert en dehors des repas suppose une licence de débit de boissons à consommer sur place, de troisième catégorie pour les boissons jusqu’à 18 degrés ou de quatrième catégorie au-delà. La création de nouvelles licences IV étant interdite, celle-ci ne s’obtient que par la reprise d’une licence existante, généralement coûteuse. Un hôtel classé peut, par exception, faire transférer une licence depuis un autre département.

La licence se déclare en mairie, ou en préfecture à Paris et en Alsace-Moselle, au moins 15 jours avant l’ouverture, au moyen du formulaire Cerfa n° 11542. Le récépissé délivré en retour sert de preuve de la licence. Pour la vente sur place, la déclaration doit être accompagnée de l’attestation du permis d’exploitation.

Ce permis s’obtient après une formation d’au moins 20 heures réparties sur au moins trois jours. Il est valable dix ans, et son renouvellement passe par une nouvelle formation d’au moins six heures. Mieux vaut donc suivre la formation bien avant la fin du chantier, car son attestation conditionne le dépôt de la déclaration de licence.

Classement, fiche de police et taxe de séjour : les règles d’exploitation à anticiper

Le classement hôtelier en étoiles est facultatif, et c’est l’exploitant qui décide de le demander. Il fait contrôler son hôtel par un organisme évaluateur accrédité, qui vérifie sur place des critères d’équipements et de services, puis il transmet son dossier à l’agence de l’État chargée de prononcer le classement, de une à cinq étoiles. Cette visite ayant lieu pendant la période d’ouverture, le classement se prépare avant l’ouverture mais ne s’obtient qu’une fois l’hôtel en activité.

Le classement vaut cinq ans renouvelables, et les délais prévus par les textes représentent environ huit mois entre la visite et le moment où la décision devient définitive, lorsque le dossier est complet. Il impose d’apposer en façade le panonceau officiel aux étoiles. Il pèse aussi sur la taxe de séjour, puisqu’un hôtel classé applique le tarif fixe de sa catégorie, alors qu’un hôtel non classé se voit appliquer un taux sur le prix de la nuitée.

Dès le premier client, deux obligations s’appliquent au quotidien. Chaque client de nationalité étrangère remplit et signe une fiche individuelle, que l’hôtelier conserve six mois, et notre guide de la fiche de police à l’hôtel détaille cette procédure. Si la commune a institué la taxe de séjour, l’hôtel la perçoit sur ses clients ou la paie lui-même selon le régime choisi, comme l’explique notre guide de la taxe de séjour hôtel. Mettre ces procédures en place avant l’ouverture évite d’improviser à la réception pendant les premières semaines.

Recruter l’équipe et installer vos outils de gestion avant d’ouvrir

Le recrutement se dimensionne à partir de l’amplitude d’accueil. L’obligation de présence permanente d’un membre du personnel, liée aux locaux à sommeil, détermine le nombre de personnes à prévoir à la réception, de jour comme de nuit, en plus des équipes d’étage et du bar éventuel.

Les outils de gestion doivent être en place avant l’arrivée de l’équipe, et non installés dans l’urgence de la première semaine. Les premières réservations arrivent souvent avant l’ouverture, et un planning fiable évite de les noter sur un cahier qu’il faudra ressaisir. Former les réceptionnistes sur l’outil définitif, avec les vraies chambres et les vrais tarifs, leur permet d’accueillir les premiers clients sans hésitation.

Le logiciel de gestion hôtelière Etelya réunit ces fonctions dans une seule application. Il offre le planning des chambres, les réservations avec contrôle de disponibilité, un fichier clients conforme au RGPD avec déduplication, la facturation au fil du séjour, le suivi du ménage et de la maintenance, ainsi qu’une clôture journalière qui calcule l’occupation, le prix moyen et le RevPAR. Notre guide du PMS hôtel détaille les critères pour comparer ce type d’outil.

Vous pouvez l’essayer 30 jours sans carte bancaire et sans engagement. Pour un hôtel de 20 chambres, l’abonnement s’élève à 80 € HT par mois, soit 20 € HT pour les 5 premières chambres et 4 € HT pour chacune des 15 suivantes, comme le détaille la page des tarifs.