Fiche de police hôtel : ce que la loi impose pour vos clients étrangers

Fiche de police à l’hôtel : quels clients doivent la remplir

La fiche de police hôtel, que les textes appellent fiche individuelle de police, est une obligation fixée par le Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile, aux articles R. 814-1 à R. 814-3. Elle s’impose à toute personne qui loue un hébergement touristique à un client de nationalité étrangère, que cette location soit exercée à titre professionnel ou non. Un hôtel indépendant de quinze chambres y est donc soumis exactement comme un établissement de chaîne.

L’obligation ne se limite pas à l’hôtellerie. Elle vise aussi les villages et maisons familiales de vacances, les résidences de tourisme, les meublés de tourisme, les gîtes, les chambres d’hôtes ainsi que les terrains de camping et de caravanage. Seule la location de locaux nus, sans mobilier, en est exclue.

Le critère retenu est la nationalité du client, et non son pays de résidence. Un touriste allemand, espagnol ou italien remplit donc la fiche au même titre qu’un voyageur venu d’Amérique ou d’Asie, puisque l’administration précise que l’obligation s’applique y compris aux ressortissants de l’Union européenne. Un client de nationalité française, en revanche, n’est pas concerné.

Pour la réception, la conséquence est très concrète. La nationalité doit être demandée à chaque arrivée plutôt que déduite de l’adresse ou de la langue du client, et la fiche s’ajoute aux autres formalités du séjour, comme la perception de la taxe de séjour à l’hôtel. Un établissement situé près d’une gare ou sur un grand axe, qui reçoit beaucoup de voyageurs européens de passage, remplit ainsi bien plus de fiches qu’il ne l’imagine.

Les informations à recueillir sur la fiche individuelle de police

Le contenu de la fiche découle d’un arrêté du 1er octobre 2015, qui fixe le modèle officiel mis à disposition par le ministère de l’Intérieur. Le client la remplit et la signe lui-même dès son arrivée, ce qui en fait un document déclaratif. L’hôtelier recueille les informations sans avoir à les établir à la place du client.

La fiche comporte le nom et les prénoms du client, sa date et son lieu de naissance, sa nationalité et son domicile habituel. S’y ajoutent son numéro de téléphone mobile et son adresse électronique, ainsi que sa date d’arrivée et sa date de départ prévue. Cette liste constitue l’ensemble des informations demandées par la réglementation.

S’en tenir à cette liste protège l’hôtelier autant que le client. Recopier sur la fiche des données qui n’y figurent pas, comme des informations de paiement ou des remarques sur le séjour, alourdit l’accueil et fait peser sur l’établissement la garde d’informations qu’il n’a pas à détenir au titre de cette obligation.

Le modèle officiel, disponible en ligne, peut être imprimé et proposé au comptoir à côté du registre des arrivées. Pour un groupe, demander à l’organisateur la liste des participants et leurs nationalités dès la réservation permet de savoir combien de fiches faire signer et de préparer l’accueil sans faire attendre tout le monde dans le hall.

Mineurs, familles et groupes : qui remplit quelle fiche

Les familles constituent le cas le plus fréquent à la réception. Les renseignements concernant un enfant de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d’un adulte qui l’accompagne, ce qui évite de faire remplir un document par enfant. Un couple de nationalité étrangère qui voyage avec deux enfants de 8 et 12 ans remplit donc deux fiches, celles des parents, sur lesquelles figurent les enfants.

À partir de 15 ans, cette facilité ne s’applique plus et la règle générale reprend ses droits, si bien que chaque client étranger remplit et signe sa propre fiche. Un adolescent de 16 ans qui accompagne ses parents a donc la sienne. Pour un groupe scolaire ou sportif venu de l’étranger, la réception prévoit une fiche par participant de 15 ans ou plus, en plus de celles des accompagnateurs adultes.

Dans un couple ou un groupe de nationalités mixtes, seules les personnes de nationalité étrangère sont concernées. Un client français qui voyage avec un conjoint étranger n’a pas de fiche à remplir, alors que son conjoint en remplit une. Cette distinction paraît évidente, mais elle se perd vite un soir d’affluence, lorsque la réception traite les arrivées par chambre plutôt que par personne.

Si un client étranger refuse de remplir ou de signer la fiche, l’hôtelier peut refuser la location. Mieux vaut prévenir les clients concernés dès la confirmation de réservation, afin que la demande ne surprenne personne au moment de remettre les clés.

Conserver la fiche six mois et la transmettre à la police sur demande

L’hôtelier conserve chaque fiche pendant six mois. Il ne l’envoie pas spontanément au commissariat ou à la brigade de gendarmerie, car la transmission n’est pas systématique et n’intervient que sur demande des services de police ou des unités de gendarmerie.

Ces demandes ne peuvent poursuivre que trois finalités, à savoir la prévention des troubles à l’ordre public, les enquêtes judiciaires et la recherche dans l’intérêt des personnes. La transmission peut se faire par voie électronique, par exemple par courriel, ce qui évite de déplacer des dossiers papier jusqu’au poste de police.

Le classement des fiches fait toute la différence le jour où une demande arrive. Des fiches rangées par date d’arrivée dans un classeur dédié se retrouvent en quelques minutes, alors que des fiches glissées dans les dossiers de réservation ou mêlées aux factures obligent à fouiller des mois d’archives. Un point mensuel permet aussi de repérer les fiches arrivées au terme de leurs six mois de conservation.

Protéger les données des clients et respecter leurs droits

Les informations de la fiche sont des données personnelles, et leur circulation est strictement encadrée. L’hôtelier ne doit les communiquer à personne d’autre qu’aux services de police et de gendarmerie, ce qui exclut tout partenaire commercial, toute agence et tout prestataire de communication.

Le client doit être informé de son droit d’accès et de rectification sur ces informations. Une mention courte, imprimée sur la fiche ou remise avec elle, permet de l’en informer au moment où il la remplit, à condition d’indiquer à qui s’adresser dans l’établissement pour exercer ces droits.

L’accès aux fiches gagne à rester limité aux personnes qui en ont besoin. Un classeur rangé dans un bureau fermé plutôt que sur le comptoir réduit le risque qu’un document reste sous les yeux d’un autre client. Dans un hôtel de 30 chambres où plusieurs réceptionnistes se relaient, désigner une personne responsable de la conservation évite que chacun range les fiches à sa manière.

Cette rigueur sert aussi l’image de l’établissement. Un client étranger qui voit ses informations traitées avec soin accorde plus facilement sa confiance, et une réception qui maîtrise la procédure l’explique en une phrase au lieu de s’excuser d’une formalité qu’elle comprend mal.

Centraliser votre fichier clients pour un accueil plus fluide

La fiche de police reste un document à part, que le client remplit et signe à son arrivée selon le modèle officiel. Le reste de la relation client gagne en revanche à être centralisé, qu’il s’agisse des coordonnées, de l’historique des séjours ou des réservations à venir, au lieu d’être dispersé entre un cahier, une messagerie et un tableur.

C’est le rôle du fichier clients d’Etelya, conforme au RGPD et doté d’une déduplication qui évite de créer deux comptes pour le même client lorsqu’un habitué revient. Chaque séjour est rattaché au bon client, et les réservations avec contrôle de disponibilité empêchent de vendre deux fois la même chambre. Aucune donnée de carte bancaire n’est conservée dans l’application.

Pour vérifier que cet outil convient à votre établissement, vous pouvez l’essayer 30 jours sans carte bancaire et sans engagement, puis consulter les tarifs calculés sur votre nombre de chambres. Notre guide consacré au choix d’un PMS hôtel détaille les autres critères à examiner avant de vous décider.